Tin tức hoạt động và xu hướng sử dụng phần mềm, tính năng phần mềm được Bắc Việt cập nhật liên tục
G Suite là gói tiện ích của Google! Nhu cầu sử dụng email theo tên miền và lưu trữ dữ liệu ngày càng tăng cao với các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Thấu hiểu điều đó, G Suite đã xuất hiện và trở thành một giải pháp văn phòng toàn diện dành cho doanh nghiệp. Vậy, G Suite là gì? Điều gì khiến Google Suite chinh phục người dùng? Hãy cùng BẮC VIỆT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
G Suite là bộ công cụ của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với rất nhiều ứng dụng hữu ích như Gmail, Drive, Docs, Sheet,… Có một thực tế khá thú vị là dù đang sử dụng các ứng dụng thuộc G Suite hàng ngày nhưng nhiều người vẫn không rõ bộ công cụ này là gì.
G Suite mang lại cho các doanh nghiệp một phương thức làm việc và cộng tác hoàn toàn mới. Từ đó, G Suite giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc trong quá trình vận hành của tổ chức.
G Suite được người dùng đánh giá cao bởi sự thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cụ thể, G Suite cho phép các thành viên trong công ty đều có thể sử dụng và cùng làm việc với nhau dù ở bất kỳ nơi đâu hay qua bất kỳ thiết bị nào, miễn là có kết nối internet.
Nhiều người lầm tưởng G Suite chỉ là đơn giản là ứng dụng Gmail của Google. Tuy nhiên, ngoài Gmail thì bộ công cụ này còn mang lại nhiều tính năng hữu ích dành cho các tổ chức, doanh nghiệp. Chẳng hạn như bạn có thể đặt lịch làm việc, tham gia cuộc họp qua video trực tuyến, chia sẻ dữ liệu và cùng chỉnh sửa trực tuyến thông qua những ứng dụng Calendar, Docs, Sheets, Forms, Sites, Slides, Hangouts, Vault, Gmail và Drive.
Đặc biệt khi đăng ký G Suite, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một địa chỉ email gắn liền với tên miền của mình (hay còn được gọi là tài khoản G Suite). Từ đó, bạn có thể thông qua tài khoản để thêm mới, sửa đổi hoặc xóa đi người dùng trong hệ thống của mình.
Không phải ngẫu nhiên mà G Suite trở nên phổ biến và thịnh hành như hiện tại. Bộ công cụ này ngày càng có vai trò quan trọng đối với cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức bởi nó mang lại nhiều lợi ích nổi trội như:
Bên cạnh các điểm nổi bật đặc trưng trên, với mỗi đối tượng sử dụng, G Suite sẽ đóng một vai trò riêng. Cụ thể là:
Bất kì một bộ công cụ nào cũng đều có những điểm nổi bật và một vài nhược điểm cần khắc phục.
Dưới đây là các ưu – nhược điểm của G Suite mà bạn có thể tham khảo để có cái nhìn tổng quan nhất về bộ công cụ này.
Các tính năng cơ bản có trong G Suite
Dưới đây là những tính năng cơ bản có trong G Suite mà doanh nghiệp có thể tận dụng nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tổ chức của mình.
Những dữ liệu được tạo ra và có trên Docs, Forms, Sheet hay Slides đều sẽ được lưu trữ trực tuyến và tự động trên Google Drive. Từ đó, bạn có thể dễ dàng tạo nên các bảng tính, mẫu slide thuyết trình hay văn bản trực tuyến mà không lo lắng về vấn đề mất dữ liệu khi quên sao lưu hoặc gặp sự cố bất ngờ nào đó.
Ngoài ra, các thành viên được chia sẻ dữ liệu đều được phép biên tập và bình luận trong nội dung đó. Hiện nay, nhóm công cụ này còn được nâng cấp với lịch sử thay đổi được lưu trữ không giới hạn và cho phép người dùng truy cập cả khi không có internet.
Google Drive được Google phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây với dung lượng không giới hạn. Đây là tính năng hữu ích và đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp gác lại nỗi lo về rủi ro đánh mất dữ liệu.
Đặc biệt với Google Drive, bạn còn có thể chia sẻ các file với dung lượng lớn. Song song với đó, tính năng đồng bộ hóa sẽ tạo điều kiện cho người dùng truy cập ở bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào. Nhìn chung, Drive khá tương đồng với OneDrive của Outlook.
Gmail của G Suite có dung lượng lên đến 15GB. Đây là mức dung lượng khá ổn để bạn có thể lưu trữ được nhiều thư hơn. Đồng thời, người dùng cũng có thể dễ dàng sắp xếp, phân loại thư để thuận tiện trong việc tìm kiếm.
Hơn cả thế là tính năng tìm kiếm Google cùng với tin nhắn nhanh. Theo đó, Gmail hỗ trợ người dùng trả lời tin nhắn email trong thời gian thực. Ngoài tính năng ở phiên bản Gmail miễn phí trên, các doanh nghiệp còn có thể thay đổi và định dạng cho phù hợp như đổi email theo tên miền của công ty, lọc spam, chữ ký điện tử, tính năng quét virus, đính kèm với dung lượng 5TB…
Gmail cũng cho phép người dùng sử dụng khi ngoại tuyến và không có kết nối Internet (tính năng Gmail Offline). Lúc này bạn sẽ truy cập Gmail Lab để bật chế độ ngoại tuyến.
Google Site cho phép người dùng tạo trang web của mình mà không cần am hiểu kỹ năng lập trình cũng như tốn kém chi phí. Bạn có thể thêm nội dung, kéo thả hình ảnh, video cùng một số thành phần khác để tạo nên trang web hoàn chỉnh. Theo đó, trang web sẽ tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với cả điện thoại và máy tính.
Tham khảo thêm bài viết: Google Search Console là gì? Hướng dẫn chi tiết Cài đặt & sử dụng từ A->Z
Google Site tỏ ra hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng công cụ này để lưu trữ thông tin nội bộ. Qua đó, nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt và chia sẻ thông tin trong công ty. Đồng thời, người dùng có thể hiển thị thêm các tiện ích khác như Document, Spreadsheets, presentations,… Tất cả người dùng sẽ được tự do sáng tạo, chỉnh sửa mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý.
Google Calendar giúp mỗi thành viên từ cấp quản lý đến nhân viên đều có thể tạo nên một lịch trình và nhắc nhở cuộc hẹn để tối ưu hóa thời gian, đồng thời có những sắp xếp hợp lý nhất.
Ngoài ra, ứng dụng này còn giúp người dùng dễ dàng kiểm tra lịch trống, tạo lịch họp, check phòng họp, thời gian họp cũng như chia sẻ các tài nguyên… Cùng với đó, tính năng đồng bộ cũng cho phép các nhân viên trong tổ chức có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị để xem được lịch của mình.
Google Hangouts – sau này đổi tên là là Google Meet được xem như một công cụ hữu ích để các nhân viên trong cùng doanh nghiệp có thể trao đổi và làm việc với nhau. Nổi bật trong đó có thể kể đến tính năng chat, nhắn tin, tin nhắn thoại và video call.
Đặc biệt, Google Hangouts cho phép cùng lúc 15 người tham gia trong một cuộc thảo luận. Như vậy, thông tin sẽ được chia sẻ một cách nhanh chóng và mọi thành viên đều có thể nắm bắt được thông tin quan trọng trong công việc. Tương tự các ứng dụng trên, Google Hangouts có thể sử dụng trên mọi nền tảng và tại mọi thời điểm.
Google Keep được ví như một cuốn sổ ghi chú với dung lượng khổng lồ. Tính năng này chính thức ra mắt từ 20/03/2013 và cho phép người dùng sử dụng để ghi chú bằng văn bản, danh sách, thậm chí là hình ảnh và âm thanh. Người dùng có thể sử dụng Google Keep phiên bản web hay trên ứng dụng di động ở cả hệ điều hành Android và iOS.
Google Vault là một ứng dụng cực kỳ hữu ích đối với phiên bản Enterprise và Business. Ứng dụng này cho phép người dùng tìm kiếm và trích xuất dữ liệu. Từ đó, họ có thể tạo nên Electronic Discovery – tức khám phá thông tin ở định dạng điện từ.
Sở hữu nhiều tính năng như vậy nhưng chi phí sử dụng G Suite được đánh giá là khá rẻ. Bạn có thể tham khảo ngay bảng giá các gói dịch vụ của G Suite dưới đây để đưa ra lựa chọn phù hợp.
Kể từ tháng 07/2022, Google đã có thông báo chính thức về việc phiên bản G Suite sẽ không còn khả dụng. Các doanh nghiệp đang sử dụng G Suite có thể nâng cấp lên bản trả phí Google Workspace trước khi G Suite hoàn toàn bị khai tử để tiếp tục sử dụng các tính năng kế thừa từ bộ công cụ này.
G Suite nay đã được thay thế bằng Google Workspace với nhiều ứng dụng hơn
Như vậy, để đăng ký G Suite (nay là Google WorkSpace) bạn cần thực hiện các bước sau:
Nhiều người vẫn lầm tưởng G Suite với Gmail. Thực tế đây là 2 bộ công cụ hoàn toàn khác biệt với những tiêu chí sau:
G Suite và Microsoft 365 đều là những giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Điểm khác biệt chính của 2 giải pháp này có thể kể đến như:
Như đã nhắc tới ở phần trên, G Suite đã chính thức không còn khả dụng sau từ tháng 7 năm 2022. Vì thế, doanh nghiệp cần phải nâng cấp G Suite lên Google Workspace (phiên bản thay thế của G Suite) để tiếp tục sử dụng dịch vụ của bộ công cụ này.
Google Workspace sẽ tiếp tục kế thừa những ưu điểm vượt trội của G Suite. Đi kèm với đó, phiên bản này còn được nâng cấp với nhiều cải tiến mới.
Cụ thể là:
Nếu như G Suite chỉ có 3 gói là Basic (5$/ user/ tháng), Business (10$/ user/ tháng) và Enterprise (25$/ user/ tháng), thì Google WorkSpace sẽ có loại bỏ đi gói Basic và thay bằng 3 gói Business cùng với 1 gói Enterprise. Cụ thể, giá cả sẽ tăng so với giá cũ, đi kèm với đó là hàng loạt tính năng được thêm vào. Cụ thể là:
Bản Basic của G Suite không có các tính năng như Google Workspace như:
Bộ nhớ không giới hạn đã bị xóa bỏ khỏi gói Business khi sử dụng với hơn 5 người dùng. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ được sở hữu đặc quyền lưu trữ không giới hạn với gói Enterprise. Ngoài ra, khi muốn chuyển sang gói Google Workspace, doanh nghiệp còn phải tốn một khoản phí nhất định.
G Suite trước đây sẽ không bao gồm tùy chỉnh nâng cao như: chặn email spam – quảng cáo, lọc email, đặt các quy tắc kiểm soát nội bộ… Ngoài ra, tính năng Report and Audit hỗ trợ thống kê lịch sử hoạt động, cho phép quản trị viên tùy chỉnh, truy xuất dữ liệu lịch sử, sao lưu – khôi phục dữ liệu, báo cáo, phân tích hoạt động người dùng với toàn hệ thống… cũng chỉ mới được ra mắt ở Google Workspace.
Trên đây là các thông tin chi tiết về G Suite và cách để đăng ký sử dụng. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hoặc là một phần tử trong đó, hãy cập nhật tất cả những ứng dụng cần thiết của G Suite để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Có thể thấy G Suite trước đây hay Google Workspace hiện tại đều là bộ công cụ tích hợp rất hữu ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn sử dụng dịch vụ email theo tên miền cho cá nhân, tổ chức với mức chi phí tiết kiệm hơn thì sao? Lúc này Email server của BẮC VIỆT sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho bạn.
Tham khảo thêm Bảng giá & Dịch vụ: Email Server cho doanh nghiệp
Email Hosting là dịch vụ email hoạt động trên một hosting riêng biệt. Nhờ đó bạn có thể tùy ý thiết lập địa chỉ mail theo tên miền tổ chức rất dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó, dịch vụ này cũng mang đến nhiều lợi ích nổi trội như:
Nếu bạn chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào thì có thể liên hệ với BẮC VIỆT để được tư vấn chi tiết nhất.